Z Raporu, POS ve Yemek Kartı Mutabakatı Nasıl Yapılır?

Z raporu, POS ve yemek kartı mutabakatı; gün sonunda yazar kasadan alınan Z raporu tutarının, POS cihazından geçen kart tutarlarıyla ve yemek kartı işlemleriyle tek tek karşılaştırılıp aradaki farkın açıklanmasıdır. Bu üç kaynak birbirini tutmuyorsa sebep genellikle iptal edilen bir işlem, geç geçen bir yemek kartı okutması veya kasadaki nakit sayım hatasıdır. Mutabakat, bu farkı aynı gün bulup kaydetme disiplinidir; ertesi güne bırakıldığında fark unutulur ve ay sonunda açıklanması güç bir toplam kalem haline gelir.

Bu yazıda Z raporu, POS ve yemek kartı verisinin nasıl bir araya getirileceğini ve kasa farkının nasıl bulunacağını adım adım ele alıyoruz.

Neden üç kaynak birbirini tutmayabilir

Z raporu, yazar kasanın gün içinde kaydettiği toplam satışı gösterir. POS cihazı ise yalnızca kartla yapılan tahsilatı, banka tarafından onaylanan tutarla birlikte kaydeder. Yemek kartı işlemleri ise ayrı bir sistemden (yemek kartı terminali veya entegre POS) geçer ve genellikle marka bazlı ayrı bir dökümle raporlanır. Bu üç kaynak farklı cihazlardan, farklı zamanlarda, bazen farklı çalışan tarafından kapatıldığı için aralarında fark çıkması aslında beklenen bir durumdur; sorun farkın varlığında değil, fark edilmemesindedir.

Fark genellikle küçük sebeplerden doğar: bir siparişin iptal edilip Z raporuna yansımaması, bir yemek kartı işleminin POS'ta görünüp yemek kartı dökümüne geç düşmesi veya kasiyerin nakit sayımını yaparken bozuk parayı yanlış saymasıdır. Bu sebeplerin her biri tek başına küçüktür ama haftalarca fark edilmezse toplamı büyük bir açıklanamayan tutara dönüşür.

Adım 1: Z raporunu kanal bazlı ayır

Mutabakatın ilk adımı Z raporundaki toplam satışı nakit, kart ve yemek kartı olarak kanal bazında ayırmaktır. Toplam rakamla çalışmak farkı gizler; kanal bazlı ayrım yapıldığında hangi ödeme türünde sapma olduğu netleşir. Örneğin toplam satış tutuyor gibi görünse bile, nakit fazla kart eksik çıkıyorsa bu, kasiyerin bir kart işlemini nakit olarak kaydettiğine işaret edebilir.

Şube360'ta günlük kapanış ekranı, Z raporundaki kanal bazlı tutarları ayrı alanlara girmeyi ister; bu ayrım, sonraki adımdaki karşılaştırmanın temelini oluşturur.

Adım 2: POS tutarını kanal bazlı Z raporuyla karşılaştır

İkinci adım, POS cihazından alınan kart tahsilat tutarını Z raporundaki kart satışıyla karşılaştırmaktır. Bu iki tutar örtüşmelidir; örtüşmüyorsa muhtemelen bir işlem iptal edilmiş ama Z raporuna yansımamış veya POS'ta ayrı bir deneme işlemi yapılmıştır. Ayrıca POS tahsilatının komisyon düşüldükten sonra bankaya ne zaman (hangi valör tarihinde) yatacağı da bu adımda not edilmelidir; çünkü bu tutar hemen değil, birkaç gün sonra hesaba geçer.

Şube360'ta her POS cihazı için komisyon oranı ve valör süresi tanımlanır; beklenen net tahsilat tutarı sistem tarafından hesaplanır ve bankaya fiilen yatan tutarla daha sonra mutabakatla karşılaştırılır. Bu, POS tarafındaki farkın komisyondan mı yoksa gerçek bir tutar sapmasından mı kaynaklandığını ayırt etmeyi kolaylaştırır.

Adım 3: Yemek kartı işlemlerini marka bazlı doğrula

Yemek kartı tahsilatı, kullanılan markaya (birden fazla yemek kartı markasıyla çalışan işletmelerde her biri ayrı) göre farklı komisyon ve vade koşullarına tabidir. Üçüncü adımda, Z raporundaki yemek kartı satış tutarı, kullanılan her markanın kendi dökümüyle ayrı ayrı karşılaştırılır. Bir markanın günlük dökümü eksik geldiğinde bu fark hemen not edilmeli, ertesi gün gelen dökümle kapatılmalıdır.

Şube360'ta yemek kartı tahsilatı marka bazlı ayrı satırlarda takip edilir; her markanın komisyon oranı ve vadesi tanımlıdır, hakediş tutarı ile fiilen yatan tutar arasındaki fark mutabakat ekranında görülebilir.

Adım 4: Nakit sayımını yap ve kasa farkını kaydet

Son adım, kasadaki fiziksel nakdi sayıp Z raporundaki nakit satışıyla karşılaştırmaktır. Bu ikisi arasındaki fark, kasa farkı olarak adlandırılır ve bu farkın sebebi (para üstü hatası, kayıp, sayım hatası) o gün açıklamayla birlikte kayda geçmelidir. Açıklamasız bırakılan kasa farkı, ay sonunda hangi günden kaynaklandığı belirsiz bir toplam haline gelir.

Şube360'ta panel, kapanışı eksik olan şubeleri otomatik listeler ve her kapanıştaki kasa farkı tutarını açıklamasıyla birlikte geçmişe kaydeder. Böylece bir şubede tekrar eden küçük farklar, patron fark etmeden aylarca birikip büyük bir soruna dönüşmez.

Mutabakat neden aynı gün yapılmalı

Mutabakatın ertesi güne veya hafta sonuna bırakılması, o günün detayının (hangi işlemin iptal edildiği, hangi kartın kullanıldığı) hafızadan silinmesi anlamına gelir. Aynı gün yapılan mutabakatta kasiyer veya şube müdürü, farkın sebebini hâlâ hatırlar ve doğru açıklamayı yazabilir; bir hafta sonra bu bilgi genellikle kaybolmuştur.

Çok şubeli işletmede bu disiplinin her şubede aynı şekilde uygulanması gerekir; aksi halde bir şubenin mutabakatı düzenli, diğerininki gecikmeli olur ve merkez hangi şubenin kasa verisine güvenebileceğini bilemez. Günlük kapanışın tüm şubelerde aynı gün tamamlanması, merkezi raporun güvenilirliğinin temelidir.