POS, Banka ve Nakit Akışı Nasıl Mutabık Kalır?

POS, banka ve nakit akışı mutabakatı; POS cihazından geçen brüt satış tutarının komisyon düşüldükten sonra net olarak bankaya ne zaman yattığının banka ekstresiyle karşılaştırılması ve bu ikisinin nakit akışı görünümüyle birleştirilmesidir. Bu üç veri kaynağı (POS, banka, nakit) ayrı ayrı izlenirse işletme sahibi 'param nerede' sorusuna gecikmeli cevap bulur; birlikte ve düzenli eşleştirildiğinde ise bu soru günlük olarak yanıtlanır.

Bu yazıda POS'tan bankaya giden tutarın nasıl doğrulanacağını, banka hareketinin nasıl eşleştirileceğini ve nakit akışı görünümünün bu ikisiyle nasıl birleştiğini ele alıyoruz.

POS brüt tutar ile net tutar arasındaki fark

POS cihazından geçen tutar, müşterinin ödediği brüt tutardır; ama bankaya yatan tutar bu brütten komisyon düşüldükten sonraki net tutardır. Bu iki tutarı karıştırmak, işletmenin beklediği tahsilatı olduğundan yüksek tahmin etmesine yol açar; örneğin brüt tutarı 'bekleyen para' sanıp buna göre harcama planı yapmak, komisyon kesintisi hesaba katılmadığı için gerçek nakit durumunu yanlış gösterir.

Doğru yaklaşım, her POS işlemi için komisyon oranını baştan tanımlayıp net (beklenen) tutarı önceden hesaplamaktır. Şube360'ta her POS cihazı için komisyon oranı ve valör süresi tanımlanır; brüt satıştan beklenen net tahsilat otomatik hesaplanır.

Valör: net tutar hangi tarihte hesaba geçer

POS tahsilatı, satış anında değil, banka ve POS sağlayıcısının belirlediği valör süresi sonunda hesaba geçer. Bu süre günlük, haftalık veya işlem türüne göre değişebilir; valör bilinmeden yapılan nakit akışı tahmini, henüz hesaba geçmemiş bir tutarı kullanılabilir sanabilir.

Valörün önceden bilinmesi, işletmenin ne zaman ne kadar nakde erişebileceğini planlamasını sağlar. Şube360'ta valör süresi POS bazında tanımlanır ve beklenen tahsilat tarihi, nakit akışı projeksiyonuna otomatik yansır.

Banka ekstresiyle eşleştirme

Beklenen net tahsilat hesaplandıktan sonra, bu tutarın banka ekstresinde fiilen görünüp görünmediği kontrol edilmelidir. Bu eşleştirme yapılmazsa, POS sağlayıcısının eksik ödediği veya farklı bir tarihte yatırdığı bir tutar fark edilmeden kalabilir; işletme yalnızca hesabına düzenli para geldiğini görür ama bu paranın beklenenle örtüşüp örtüşmediğini bilemez.

Şube360'ta banka ekstresi içe aktarılabilir; sistemdeki beklenen tahsilat kayıtlarıyla ekstredeki fiili hareketler karşılaştırılarak eşleşen ve eşleşmeyen kalemler ayrıştırılır. Eşleşmeyen bir kalem, ya gecikmiş bir valörü ya da gerçek bir tutar farkını işaret eder; her iki durumda da erken fark edilmesi gerekir.

Nakit akışına birleşik görünüm

POS ve banka mutabakatı tek başına yapıldığında bile değerlidir; ama asıl faydası nakit akışı görünümüyle birleştiğinde ortaya çıkar. İşletmenin o an elindeki nakit, bekleyen POS tahsilatı, bekleyen yemek kartı hakedişi ve yaklaşan tedarikçi ödemesi tek bir tabloda görülmelidir; aksi halde 'bugün param yeter mi' sorusu tahminle cevaplanır.

Şube360'ta nakit akışı projeksiyonu, bekleyen tahsilatları (POS valörü, yemek kartı vadesi) ve yaklaşan giderleri (tedarikçi vade takvimi) aynı görünümde birleştirir. Bu, işletme sahibinin yalnızca geçmişe değil, önümüzdeki günlere de bakarak karar vermesini sağlar.

Çok şubeli işletmede mutabakat neden merkezde toplanmalı

Her şube kendi POS ve banka mutabakatını ayrı yapıyorsa, merkezin tüm işletmenin nakit durumunu görmesi için bu mutabakatların birleştirilmesi gerekir; bu birleştirme elle yapıldığında gecikir ve hata payı taşır. Merkezi bir sistemde ise her şubenin POS ve tahsilat verisi aynı yapıda toplanır, merkez tüm şubelerin toplam bekleyen tahsilatını ve nakit durumunu tek ekranda görür.

Şube360'ta şube bazlı POS ve tahsilat kayıtları merkezi sisteme akar; merkez, hangi şubenin hangi POS cihazından ne kadar bekleyen tahsilatı olduğunu ve toplam nakit akışı projeksiyonunu tek panelden izler. Bu, çok şubeli bir işletmede finansal kontrolü şube sayısı arttıkça dağıtmak yerine merkezde toplamanın yoludur.